¿Qué es una "entidad afiliada" y qué significa "subcontratación"?
Al leer los documentos de las convocatorias de las distintas ayudas del Subprograma Europa Creativa MEDIA pueden surgir dudas. A continuación, explicamos de forma concisa los términos seleccionados de los documentos que forman la solicitud en un glosario que facilitará tu comprensión durante la preparación de la misma.
Las entidades afiliadas están legalmente vinculadas a una organización solicitante (por ejemplo, filiales, sucursales, subsidiarias...) y participan en el proyecto con derechos y obligaciones similares. Recibirán una parte de la financiación a través de uno de los beneficiarios. No cuentan para los criterios mínimos de elegibilidad a la hora de componer un consorcio.
Con la solicitud, se deben adjuntar varios anexos que aparecen especificados en las bases legales de cada convocatoria y varían según el área de apoyo.
El modelo de acuerdo de subvención anotado (AGA) es una guía de usuario que pretende explicar a los solicitantes y a los beneficiarios el Acuerdo de Subvención (Grant Agreement), que se firma cuando se aprueba un proyecto con la Comisión Europea. En el AGA se explican con más detalle aspectos importantes, como los costes subvencionables. Consultar el AGA puede ser útil para aclarar preguntas detalladas de antemano. Está disponible para su descarga en cada ayuda en el Funding & Tender Opportunities Portal (FTOP).
El formulario Part B es el corazón de la solicitud de la subvención. Se trata de un documento Word que incluye preguntas sobre el proyecto que se basan en los criterios de selección de la convocatoria. Entre otras cosas, es necesario proporcionar información sobre el plan de trabajo y/o la estructura del proyecto, los diferentes Work Packages de la acción, los eventos y la formación prevista o el calendario de desarrollo. El documento completo se deberá convertir en formato PDF y subirlo cumplimentado al Funding & Tender Opportunities Portal (FTOP). El documento no podrá tener más de 70 páginas.
Las organizaciones solicitantes podrán cooperar con socios asociados que participan en el proyecto pero que no tienen derecho a la financiación de la UE.
Las solicitudes presentadas a Bruselas, se seleccionan a través de un proceso de varias etapas en el que representantes de la Comisión Europea y expertos de países participantes en el Subprograma MEDIA evalúan los proyectos. La evaluación de las propuestas se basa en criterios de selección como: relevancia y valor añadido europeo, calidad del contenido y de las actividades, gestión del proyecto, calidad de la estrategia de marketing y del plan de distribución europeo e internacional y la difusión de los resultados del proyecto.
Beneficiary significa beneficiario. En las bases legales de la convocatoria y en los documentos de la solicitud se hace referencia a todas las organizaciones que reciben financiación de la UE y que participan en la ejecución del proyecto como beneficiary. Si el proyecto cuenta con varios socios, se pueden dividir los roles y en esa división un beneficiario tendrá el papel de coordinador y otro el de cobeneficiario.
La tabla de presupuesto es un documento en forma de archivo de Excel que incluye el presupuesto del proyecto y se envía junto con la solicitud. Se crea un plan de costes por proyecto, en el que se enumeran los gastos de todos los socios por separado. El presupuesto se genera en función del porcentaje máximo de cofinanciación establecido o según el sistema de Customized Lump Sums (cantidades globales individuales calculadas por socio y paquete de trabajo) y se carga como anexo en el Funding & Tender Opportunities Portal (FTOP). No es necesario elaborar un informe de auditoría financiera al final del proyecto. El cumplimiento de los Deliverables es crucial para el pago final de la financiación de la UE.
Las solicitudes deben garantizar un presupuesto del proyecto equilibrado y con suficientes recursos para poder ejecutarlo con éxito (contribuciones propias, ingresos generados y contribuciones financieras de terceros, etc.). El importe del presupuesto y el importe del plan de financiación deben coincidir.
El documento Call Document es la base legal que establece la Comisión Europea para la presentación de proyectos. Las bases legales contienen toda la información importante sobre la convocatoria, los requisitos de la solicitud, el formulario y los criterios de selección. Si deseas presentar una solicitud a cualquiera de las convocatorias del programa Europa Creativa MEDIA, hay que consultar las bases legales específicas de cada una de las ayudas.
El apoyo de Europa Creativa MEDIA cubrirá una parte de los costes subvencionables de los proyectos de la Unión Europea. Los porcentajes de cofinanciación y el importe máximo de la ayuda varían según el área de producción. El resto de los costes del proyecto se pueden cubrir, por ejemplo, con recursos propios de las organizaciones o con recursos de terceros (subvenciones, patrocinios, ventas, etc).
A la hora de determinar si se respeta la intensidad máxima de ayuda habrá que tener en cuenta el importe total de las medidas de ayuda pública de los Estados miembros a la actividad o proyecto subvencionados, independientemente de si la subvención se financia con fondos locales, regionales, nacionales o de la Unión. Ahora bien, los fondos otorgados directamente por los programas de la UE como MEDIA sin la participación de los Estados miembros en la decisión de subvención no son recursos estatales, por lo que las ayudas concedidas en virtud de los mismos no se tienen en cuenta a la hora de analizar si se respetan los límites de subvención. Más información aquí.
Por razones prácticas y jurídicas, se recomienda establecer disposiciones internas que permitan hacer frente a circunstancias excepcionales o imprevistas. Con el Consortium Agreement se puede redistribuir el dinero de la subvención según los parámetros internos del consorcio, permitiendo personalizar la subvención de la Unión Europa según las necesidades particulares del consorcio.
En aquellas solicitudes en las que los solicitantes elegibles son consorcios formados por varios socios, existe un principal solicitante (coordinador o socio principal). Es el encargado de presentar la solicitud en nombre de todos los socios y, como contacto principal, firma el contrato con la EACEA y, es responsable de la coordinación del proyecto, así como de la distribución de los fondos en el consorcio en caso de resultar seleccionados.
En las distintas convocatorias, independientemente de las prioridades de contenido de cada una de ellas, cada proyecto debe contribuir a dos cuestiones transversales. Además, de la adaptación de los proyectos a unas medidas que sean más respetuosas con el medio ambiente y la sostenibilidad medioambiental, deberán abordarse temas como la inclusión, la diversidad y la igualdad de género.
Los Deliverables son parte de los Work Packages o paquetes de trabajo. Son ítems a entregar que reflejan los resultados concretos, el rendimiento del proyecto o los frutos que obtienen las actividades del mismo. Con los Deliverables, se demuestra que las actividades previstas en la solicitud se han implementado realmente.
La Agencia Ejecutiva Europea de Educación y Cultura (European Education and Culture Executive Agency) se encarga de la gestión del programa de financiación Europa Creativa MEDIA y de publicar sus convocatorias. Por delegación de la Comisión Europea, la EACEA selecciona los proyectos que se financiarán a base de evaluaciones de expertos externos. En el momento de la concesión de la subvención, el coordinador del proyecto y un Project Officer de la EACEA firmarán un contrato. A continuación, la EACEA publica los resultados de estas convocatorias.
Los socios del consorcio o los solicitantes únicos del proyecto deben tener su sede en un país elegible para participar en el programa Europa Creativa MEDIA. Actualmente, estos son los 27 Estados miembros de la UE (Bélgica, Bulgaria, Dinamarca, Alemania, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Irlanda, Italia, Croacia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Austria, Polonia, Portugal, Rumania, Suecia, Eslovenia, España, República Checa, Hungría y Chipre), los países del Espacio Económico Europeo (Islandia, Noruega, Liechtenstein) y los países asociados Albania, Armenia, Bosnia y Herzegovina, Georgia, Kosovo, Montenegro, Macedonia del Norte, Serbia, Ucrania y Túnez.
Desde que se formalizó el Brexit, el Reino Unido no es país elegible.
Los expertos externos que evalúan las solicitudes de las convocatorias de Europa Creativa MEDIA para la EACEA son profesionales del sector cuya experiencia avala su capacidad de evaluar correctamente los expedientes.
Si tienes interés por trabajar como experto/a para la citada Agencia, hay una convocatoria permanentemente abierta. Puedes consultarla en este enlace.
El Funding & Tender Opportunities Portal (FTOP) o Portal de oportunidades de financiación es el portal central de todos los programas de financiación de la Unión Europea. Está administrado por la Comisión Europea y se utiliza para proporcionar los documentos requeridos en la solicitud, así como, para presentar la solicitud. Para conocer más detalles del portal, puedes consultar este enlace.
Es la fase de preparación del acuerdo con la EACEA. Una vez que se recibe la notificación de la concesión de la ayuda comienza la fase Grant Agreement Preparation (PAC). En esta fase, se prepara el contrato (Grant Agreement) entre el proyecto beneficiario y la EACEA y, esta fase concluye con la firma del contrato.
En el caso de resultar beneficiario de una subvención, el solicitante individual o el consorcio, a través de su coordinador, firma un contrato (Grant Agreement) con la EACEA. Este acuerdo establece el marco y los términos del desembolso de la subvención. En la documentación adjunta a cada convocatoria se puede consultar un modelo de acuerdo que corresponde a la plantilla del contrato.
El LEAR (Legal Entity Appointed Representative) debe ser nombrado por cada organización después de conocer que se es beneficiario de una subvención. Tras ese nombramiento, la persona obtiene los derechos para administrar la organización y los proyectos en el Funding & Tender Opportunities Portal (FTOP).
Los solicitantes de las ayudas deben ser personas jurídicas, es decir, entidades con una constitución jurídica reconocida por la ley. Los particulares, las “personas físicas” y los autónomos no son elegibles para presentar solicitudes. En cambio, las empresas unipersonales (S.L.U.) sí lo son.
Hito programado que significa un momento decisivo en el proyecto o la finalización de un deliverable. En las convocatorias de Europa Creativa MEDIA, en general NO es necesario incluir los milestones pero sí los deliverables.
El formulario de solicitud consta de tres partes:
Para poder iniciar el proceso de solicitud de una subvención a través del FTOP, los nuevos solicitantes deben registrarse en una cuenta EULogin para, en un segundo paso, registrar su organización y obtener un Código de Identificación del Participante (PIC). El número PIC es un número de nueve dígitos que permite identificar a tu organización en el sistema de la Unión Europea. Para conocer más sobre el proceso, puedes consultar la guía tutorial en vídeo que hemos preparado.
Aproximadamente un mes después de la firma del contrato, se pagará el primer pago de la subvención. Las modalidades de pago varían en función de la ayuda obtenida y la EACEA liquida el importe restante tras la revisión del informe final.
Existe la posibilidad de subcontratar servicios en la actividad del proyecto. La subcontratación debe constituir una parte limitada y debe ser realizada por terceros. La subcontratación que represente más del 30% de los costes subvencionables totales deberá justificarse en la solicitud.
La categoría presupuestaria “Third Parties” incluye pagos a terceros. En función del ámbito de la financiación, existen diferentes requisitos para la aplicación de estas medidas. Toda esta información estará recogida en las bases legales de cada convocatoria en el caso de que fuera aplicable.
Los paquetes de trabajo son los Work Packages en los que se debe dividir el proyecto. Es decir, todas las actividades deben agruparse en paquetes de trabajo que se describen en la parte B de la solicitud. Los Work Packages permiten a los socios del proyecto mostrar cómo está estructurado su proyecto, qué objetivos persiguen y cómo se distribuyen los roles en el proyecto.
En la mayoría de las convocatorias, la composición de los Work Packages viene recomendada por EACEA. La información se puede consultar en nuestras guías y vídeos disponibles para cada convocatoria aquí.
